27 de enero de 2010

Aunque no te lo parezca, tienes un fichero

El procedimiento sancionador PS/00389/2008, instruido por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) a la entidad Sociedad Musical Maestro Moragues ( en adelante SMM), se inicia vista la denuncia presentada por C.C.C. en la que afirmaba que SMM repartió por su localidad, incluido en un Centro Docente donde estudia la hija del denunciante, una nota informativa donde se solicitaban datos a menores de edad consistentes en nombre, apellidos, DNI, sexo, lugar, fecha de nacimiento, domicilio, código postal, municipio, teléfono fijo y teléfono móvil.

En la citada nota informativa, en la que no se informaba a los titulares de los datos en los términos del art. 5 de la LOPD, constaba el siguiente literal:
Sociedad Muscial Grupo de Viento Maestro Moragues. Aula de educandos para la formacion de nuevos musicos, inscripciones hasta el 30 de septiembre. Informacion e inscripciones en (c/...................) (tienda Laura moda infantil) telefonos #######1/ #######2.
Al menos cinco familias del municipio se interesaron en la oferta de SMM y rellenaron los folletos con los datos requeridos, tal como reconoce la propia SMM. Sin embargo la oferta musical no se llevo a cabo y se destruyeron los datos recogidos.

Por los Servicios de Inspección de la AEPD, se verificó que durante el tiempo en que se recogieron datos personales, SMM no tenía inscrito el fichero de recogida de datos en el Registro General de Ficheros de la AEPD.

La denunciada alegó:
  • La SMM no dispone de ningún tipo de fichero de datos personales, ni automatizado ni en soporte físico. Ni si quiera disponen de ordenador. En ningún momento desde su creación en abril del 2004 se ha creado ningún fichero con esas características.
  • Al no disponer de fichero, no se puede informar de la existencia del mismo.
  • El hecho de que no exista fichero impide que no se de cualquier tipo de tratamiento de dados. En el presente caso no se ha realzado ninguna de las acciones indicadas en el art. 3 de la LOPD, ni tan siquiera la de la recogida, ya que esos datos nunca llegaron a formar parte de ningún fichero. Sólo 5 familias se mostraron interesadas y sus correspondientes solicitudes de admisión fueron destruidas.
  • La referencia a cuestionarios u otros impresos para la recogida tampoco resulta aplicable al caso, ya que en ningún momento la finalidad de la solicitud de admisión era la de recopilar datos para formar un fichero y retratar posteriormente los datos sino mas bien la de informar de la existencia de los cursos. Los trípticos se entregaron a titulo informativo, comunicando oralmente que la única finalidad era contactar a las familias interesadas en que sus hijos participaran en el “Aula de Educando”. Además este documento informativo ya había sido distribuido de manera informal a través de amigos y familiares y a petición de algún interesado en la sede de la Sociedad Musical.
  • El propio art. 5.3 pone de relieve la importancia del contexto a la hora de analizar las previsiones de la LOPD. En el presente caso, el contexto de la SMM, la recopilación de datos para su posterior tratamiento no es necesaria en el marco de las actividades de la sociedad.
  • Por la inexistencia de fichero y por tanto de tratamiento, tampoco se han violado los apartados 4 y 5 del citado artículo.
  • En ningún momento se violó ni se puso en peligro el derecho de los ciudadanos a controlar y disponer de sus datos personales, dado que no ha existido fichero y a su vez se informo oralmente de que la única finalidad era proporcionar mayor información sobre los cursos de música.
  • Se hace patente que no hubo intención traficar con datos ni agruparlos bajo un fichero, ni tratarlos de manera especifica.
En los Fundamentos de Derecho la AEPD aclara:
Al contrario de lo que manifiesta la representación de SMM, en el momento que recoge datos personales, se considera fichero cualquier soporte en el que se encuentren, llegando a tener tal consideración incluso un espacio físico donde se guarden los “folletos” valorados en el presente procedimiento.
(...)
De lo expuesto, se deduce que SMM ha tratado datos personales sin tener inscrito el fichero correspondiente, lo que supone una vulneración de la LOPD.
Sin embargo, respecto a la falta de inscripción de fichero se explica:
El incumplimiento del art. 26 LOPD constituye una de las infracciones denominadas continuadas y no prescribe hasta que no se inscriba el fichero. Sin embargo en el presente caso, no se tiene conocimiento por parte de esta Agencia de que a día de hoy se siguen recogiendo datos, presupuesto necesario para considerar la existencia de fichero y la obligatoriedad de inscribirlo.
Por tanto, de acuerdo con el art. 47 de la LOPD que establece los plazos de prescripción de las infracciones, y respecto de las leves, la prescripción se produce en el plazo de un año, la infracción por incumplimiento del art. 26 LOPD estaría prescrita.
Pero en lo que se refiere a la falta de información en el folleto de los derechos de los titulares de los datos:
En este caso, ha quedado acreditado que en el folleto de recogida de datos personales no facilitaba a los titulares de éstos ( menores de edad ) la información que señala el artículo 5 de la LOPD, por lo que debe considerarse que han incurrido en la infracción del deber de información que les incumbe. En consecuencia han cometido la infracción del artículo 44.2.d) de la LOPD.
A la hora de graduar la sanción:
En el presente caso, de conformidad con los criterios establecidos en el artículo 45.4 de la LOPD, y en atención a la falta de intencionalidad de infringir la norma, así como al beneficio obtenido que ha de considerarse nulo, se propone la sanción en la cuantía mínima, correspondiente al intervalo de las leves.
Y por lo tanto:
El Director de la Agencia Española de Protección de Datos RESUELVE:
PRIMERO: IMPONER a la entidad SOCIEDAD MUSICAL MAESTRO MORAGUES, por una infracción del artículo 5 de la LOPD, tipificada como leve en el artículo 44.2 de dicha norma, una multa de 600 euros € (seis cientos euros ) de conformidad con lo establecido en el artículo 45 de la citada Ley Orgánica.

9 comentarios:

Rubén T.R. dijo...

Por esta vez han estado comedidos ¿no?
Vulneración mínima y por tanto sanción mínima.
Ahora que esta cita de la Resolución:
"El incumplimiento del art. 26 LOPD constituye una de las infracciones denominadas continuadas y no prescribe hasta que no se inscriba el fichero."
¿Significa que cuando encuentran una empresa con ficheros no temporales y que lleva sin inscribirlos varios años, no deberían considerarlo falta grave por acumulación? Digo yo.

esalconsultores dijo...

No es por hacer sangre con la Sociedad Musical pero... que pasa con el DMS? La denuncia incluye la falta de DMS pero la Agencia ni entra a valorarlo, ni valora tampoco el resto de posibles ficheros que pudiera tener la Sociedad, como el de los propios componentes de la misma o los posibles "clientes" que pudiera tener.
Hay alguien que sepa porque?

esalconsultores dijo...

Se me olvidaba una cosa... Por que se establece la prescripcion del Art 26 (falta de inscripcion) y no la del Art 5 (falta de informacion) si las dos son LEVES? Y siguiendo con la prescripcion, por que si los hechos estan producidos en Septiembre de 2007, la denuncia es de Octubre de 2007 y se inician actuaciones el 17 de Julio de 2008 ha prescrito? No habiamos quedado en que el inicio de actuaciones rompe el periodo de prescripcion? En fin que si alguien me lo explica, lo agradeceria mucho...

Marketing Positivo dijo...

esalconsultores: supongo que han comprobado que es cierta la primera alegación:
"La SMM no dispone de ningún tipo de fichero de datos personales, ni automatizado ni en soporte físico. Ni si quiera disponen de ordenador. En ningún momento desde su creación en abril del 2004 se ha creado ningún fichero con esas características."

La prescripción entiendo que se debe a que se trata de un fichero temporal, que en el momento en que es destruido deja de tener la obligación de estar inscrito. En cambio no le aplican esta regla al formulario y por eso sancionan por ahí.

Hasta ahí llego. Para más explicaciones acúdase a los gurús (inspectores) de la AEPD (aunque tampoco creo que ellos puedan explicar todas sus incoherencias manifiestas).

Mar Lboro dijo...

Será que han hecho como que se creían las alegaciones, porque francamente me parece muy difícil llevar a cabo cualquier actividad sin listados. ¿O es que esa acción que motivó la denuncia pero no llevo finalmente a cabo es la única que han hecho en su vida?
Y además eso de que había que entregar los formularios en una tienda de ropa... ufff, no suena nada bien. ¿Tendría contrato de tratamiento con la tienda?

Anónimo dijo...

Y que pierdan el tiempo con esas menudencias, cuando hay verdaderos infractores, con datos mucho más preocupantes, y que ni siquiera los miran...

Anónimo dijo...

Lo que más me sorprende es que hayan hecho una inspección para esto, y mas viendo como resuelven otras denuncias mas sustanciosas por carta. Si tenían el formulario, ya tenian suficiente para imputar por los art. 5 y 26. Solo una carta al denunciado para verificar y listo.

Respecto al fichero, en tanto guardasen una sola ficha, estaban teniendo un fichero, aunque fuese en papel, no hace falta que sea informatizado. Y desde luego, con 5 fichas, como dicen, si siquiera necesitan tenerlas ordenadas, pues seguro que no se requieren esfuerzos desproporcionados para realizar una busqueda :-)

El que no entren em el DMS es porque la Agencia continua con su idea de quitarse la fama de dureza que tenian, aun a costa de ganar fama de arbitrariedad. Los inspectores actuarán conforme a las instrucciones que les hayan dado en este sentido. Por otra parte, el denunciante no aportó pruebas de la denuncia respecto de la falta de medidas de seguridad, que para 5 fichas no creo que haga falta gran cosa. Además, la obligación de disponer del DMS no va más allá de la conservación del fichero. Desaparecido el fichero, no existe obligación de disponer del DMS. Otra cosa distinta es que si te piden responsabilidades por hechos anteriores a la desaparición del fichero, resulte muy útil conservar el DMS, al menos hasta la prescripción de responsabilidades.

Pit.-

Anónimo dijo...

hola necesito ayuda, he tenido que cancelar una hipoteca heredada y pido los extractos de la cuenta para ver el siguimiento de a donde fue ese prestamos y me niegan la documentación alegando que la Ley de protec. no les permite entregalo salvo por via Judicial. ¿Eso es cierto?

Marketing Positivo dijo...

Anónimo: lo siento pero es una pregunta demasiado genérica. Haría falta más información para dar una respuesta jurídicamente fundamentada.

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